電子メールが好きな人はいませんが、電子メールなしでは生きていけない人は誰もいません。受信メールの管理に苦労している場合は、これら 3 つのヒントが非常に役立つことがわかりました。
メッセージを自動的に移動したり、ワンクリックで複数のアクションを実行したり、注意が必要なメールを残りのメールの中で目立つようにしたりしたい場合は、これらの 参照してください。
ルールを使用して受信メールを整理する
受信したメールを整理するには、Outlook でルールを設定します。そのため、メールをフォルダーに移動したり、メールにフラグを付けてフォローアップしたり、メッセージを既読としてマークしたりすることができます。最も良い点は、すべてが自動的に行われることです。
ステップ 1 : [ホーム] タブに移動し、 [ルール] ドロップダウン矢印を選択して、 [ルールの作成] を選択します。
ステップ 2 : 開いたボックスには、選択した電子メールに対して選択できるいくつかのクイック オプションがあります。
条件として、送信者、件名、または特定の電子メール アドレスに送信するものから選択できます。アクションとしては、アラート ウィンドウの表示、特定のサウンドの再生、フォルダーへの移動から選択できます。
ステップ 3 : ボックスに表示されている内容が希望する内容と一致する場合は、必要な条件とアクションのボックスをオンにして、 [OK] を選択します。
高度なルールを使用する
代わりに、必要に応じて、さまざまな条件やアクションから選択することもできます。
ステップ 1 : [ルールの作成] ボックスで [詳細オプション] を選択します。
ステップ 2 : 電子メールが重要であるかどうか、添付ファイルがあるか、自動返信であるかなど、30 以上の条件から選択できます。
使用する条件のボックスをオンにし、青いリンクされたテキストを選択して変数を完成させます。 [次 へ] を選択します。
ステップ 3 : 次に、実行できる約 20 のアクションが表示されます。同様に、使用するアクションのボックスをチェックし、青色のテキストを選択して必要な詳細を入力します。 [次 へ] を選択します。
ステップ 4 : 追加したいルールに例外がある場合は、次にそれを実行できます。これらのボックスをオンにし、青色のテキストの詳細を入力して、 [次へ] を選択します。
ステップ 5 : 最後に、ルールに名前を付け、ルールをすぐに実行するかどうかをマークし、 [完了] を選択します。
ルールを設定したら、Outlook で受信メールを整理することができます。わずか数分でルールを作成するだけで、長期的には時間を節約できます。
後でルールを表示、編集、または削除するには、 [ホーム ] > [ルール] > [ルールとアラートの管理] に移動します。
反復的なタスク用のクイック ステップを設定する
。ルールと同様に、クイック ステップを使用すると、電子メールに対して実行する 1 つ以上のアクションを選択できます。ただし、これらのアクションを自動的に実行するのではなく、ボタンをクリックするだけで自分で処理します。さらに、多くのアクションを同時に実行できます。
[ホーム] タブに移動し、リボンのそのセクションにある [クイック ステップ] ボックスをチェックします。 「移動先」、「返信と削除」、「完了」などのいくつかのアクションが表示されます。
プリセットされたクイック ステップの 1 つを選択し、必要な詳細を入力することで使用できます。たとえば、 [移動先] を選択し、フォルダーを選択し、必要に応じて電子メールを既読としてマークすることができます。 [保存] を選択します。
次に、受信トレイ内の電子メールに対してクイック ステップを使用するには、メッセージを選択し、[クイック ステップ に移動] を選択します。
独自のクイックステップを作成する
独自のクイック ステップを作成したい場合は、1 分しかかかりません。
ステップ 1 : リボンの [クイック ステップ] セクションで [新規作成] を選択します。
ステップ 2 : 次に、クイック ステップに名前を付け、ドロップダウン ボックスを使用して希望するアクションを選択します。複数のアクションを実行するには、 「アクションの追加」 を選択し、次のアクションを選択します。
ステップ 3 : 必要なアクションをすべて完了したら、 [完了] を選択します。
電子メールが受信箱に届いたときにクイック ステップを使用するには、メッセージを選択し、[クイック ステップ] ボックスでその名前をクリックします。電子メールを右クリックして [クイック ステップ] に移動し、ポップアウト メニューから名前を選択することもできます。
電子メールに対して複数のアクションを一度に実行する場合、クイック ステップは真の時間を節約します。
後でクイック ステップを表示、編集、または削除するには、 [ホーム] > [クイック ステップ] > [クイック ステップの管理] に移動します。
条件付き書式でメールを目立たせる
Outlook のもう 1 つの便利な受信トレイ管理ツールは、条件付き書式です。これを使用すると、受信した特定のメールを特定のフォント スタイル、サイズ、色で目立たせることができます。これは、最も必要なメッセージに注意を向けるのに最適な方法です。
ステップ 1 : [表示] タブに移動し、リボンの左側にある [設定の表示] を選択します。
ステップ 2 : ポップアップ ウィンドウで 条件付き書式 を選択します。
ステップ 3 : 未読メッセージや期限切れメールなど、すでに設定されているデフォルトの条件付き書式ルールが表示されます。独自に作成するには、 [追加] を選択します。
ステップ 4 : ボックスの下部で、条件付き書式設定ルールに名前を付けます。次に、 [フォント] ボタンをクリックして、後続のポップアップ ボックスでスタイル、サイズ、色を選択し、 [OK] を選択します。
ステップ 5 : 次に、 [条件] ボタンを選択します。次のポップアップ ボックスには、条件を設定するための 3 つのタブが表示されます。
- メッセージ : キーワードを入力し、送信元または送信先の電子メール アドレスを選択するか、期間を選択します。
- その他の選択肢 : カテゴリを選択し、既読または未読、添付ファイルの有無、優先度のマークが付いているアイテム、または別のオプションを選択します。
- 詳細 : カスタム基準を設定し、条件のフィールドを選択します。
ステップ 6 : 終了したら、 [OK] を選択して保存し、後続のポップアップ ボックスを閉じます。
これで、選択した条件と選択したフォントを含むメールがポップアップ表示され、大量のメッセージの中でそれらのメールを非常に簡単に見つけられるようになります。
後で条件付き書式ルールを表示、編集、または削除するには、 [表示 ] > [設定の表示] > [条件付き書式] に移動します。
メールを管理する新しい方法をお探しの場合、Outlook では受信トレイを管理できる次の機能を提供しています。セットアップには数分かかる場合がありますが、後で時間を節約する価値があります。
詳細については、 方法をご覧ください。